Le manque de temps :

tensions et frustrations, quelles solutions ?

Compte-rendu de Laure C.

Comment gérer le temps en mode projet ? Prioriser certaines tâches.

Quand c’est ouvert, trouver la solution à des nouveaux problèmes, quels outils à mettre en place pour gérer cette question.

 

• Sylvie Deville, présidente de l’université de Lorraine (nouvellement unifiée)

Il y a eu la création d’une direction de la documentation et de l’édition au moment de la fusion de tous les sites universitaires.

La fusion est stratégique, pour la compétition européenne entre universités. Les grandes structures sont mieux représentées, plus « compétitives ».

Pour l’institution, deux phénomènes : une dilatation du temps (certains dossiers restent en suspens longtemps) et une contraction du temps (parfois il faut faire passer des dossiers très vite)

Pour la bibliothèque : l’informatique permet une grande rapidité, tous ont maintenant le même SIGB. Mais cela impose la nécessité de se rencontrer entre agents.

Pour les agents : des tensions liées à la mise en régulation de travail sont apparues. Le temps de trajets entre les différents sites est plus long.

Pour les usagers : décalage entre ce qu’ils veulent et ce qu’on peut proposer. On observe une demande de consommation en documents, en service, en espace qui augmente avec le temps.

La notion de réseau est peu comprise, les usagers sont attachés à leur bib. Les horaires d’ouverture posent question (demande de plus d’amplitude, en particulier pendant les périodes d’examens : soir tard, dimanche)

Questions posées :

Pas de problèmes de remboursement des frais de transport. NON

Mise en place de visioconférence : pas envisagé, pas les moyens techniques nécessaires

Prêt de documents interbib : mise en place bientôt avec un temps de mise à disposition de 24 à 48h (au vu des distances)

 

• Mélanie Villenet-Hamel – directrice bdp de l’Hérault

Au départ, c’était un simple déménagement de la BDP dans un nouveau bâtiment. Mais ensuite l’obligation a été donnée par les élus d’ouvrir également au public. Cela posait un problème de concurrence avec la BM, avec qui elle entretenait de bonnes relations ; donc le choix a été fait ne de pas prêter de documents. Uniquement faire de l’accueil du public.

Les horaires de travail étant différent en BDP (lundi au vendredi jusqu’à 17-18h max) et en BM (mardi au samedi jusqu’à 19h), un aménagement des plannings du personnel a du avoir lieu.

Cet espace a bénéficié d’une large publicité. A l’ouverture et pendant les premiers mois, les bibliothécaires ont du faire face à une situation de « crise » : surpopulation, victime de son succès.

Au bout de quelques temps, la direction a reçu un mail dénonçant le manque de temps et une fatigue des bibliothécaires en service public. Passé l’émotion première suscitée par ce mail, il s’est avéré qu’il était justifié : les bibliothécaires manquaient de temps pour partager et co-construire (pour ne plus avoir la tête dans le guidon). Des ateliers participatifs ont été mis en place par la direction autour de thématiques.

Réunion de co-construction : échange en petit groupe sur un thème, puis mise en commun. Idées listées, puis un vote pour la solution à retenir. Dans un temps défini.

 

• Isabelle Vazard – directrice de la bib de Condé/Noireau

C’est une bib dans le Calvados, ville de 5000ha. C’est un lieu atypique. 36h d’ouverture au public (comme les magasins de la rue commerçante du centre ville où elle est installée) Un lieu où on reste, partagé avec l’office du tourisme et un musée gratuit. (Personnel : 4 à 6 temps plein)

Pas de service interne, pas de bureau, tout est fait sur les bureaux disséminés dans la bib.

Le personnel doit se sentir bien pour être engagé, car le travail se fait dans des conditions particulières. Se sentir bien = motivation et engagement. Le personnel doit être polyvalent pour pouvoir assurer le service public et les tâches quotidiennes, mais avec des compétences spécifiques pour chacun, qui permettent l’animation de la bib.

Etablir des priorités : 1- l’accueil ! Tout le reste passe après.

Pour un meilleur service, diversifier les équipes : l’âge, le sexe, les compétences…

Les horaires sont simples et lisibles. La structure est beaucoup ouverte, donc le public vient quand il veut, donc c’est plus cool, moins de flux tendu, les gens viennent discuter.

L’espace a été pensé en décloisonnant : classe reçue pendant l’accueil, machine à café avec quelques tables, bureau du personnel disséminé : le public peut choisir son interlocuteur. Cela facilite le partage d’info pour le personnel.

Mutualisation avec d’autres services dans la commune, la bib rend des micro services tout le temps